La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et un document comptable. Elle comporte des mentions obligatoires. Il existe des obligations complémentaires lorsqu’un professionnel facture à un particulier.
Entre professionnels : la facturation est obligatoire
Tout professionnel est tenu de s’assurer qu’une facture est émise en double exemplaire, par lui-même, ou en son nom et pour son compte. Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services.
Elle doit comporter obligatoirement certaines mentions :
- le numéro de la facture,
- la date de la facture,
- la désignation du vendeur et de l’acheteur (numéro Siren, raison sociale ou nom, adresse),
- la forme de la société pour le vendeur (SA, SARL, SAS, SNC…) précédant la dénomination sociale et énonciation du montant du capital social,
- l’immatriculation au RCS : numéro d’identification et mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation,
- le lieu du siège social,
- le numéro de Siren doit, pour les auto-entrepreneurs dispensés d’immatriculation, être suivi immédiatement et lisiblement, de la mention : «dispensé d’immatriculation en application de l’article L123-1-1 du code de commerce», pour le commerçant, ou «dispensé d’immatriculation en application du V de l’article 19 de la loi n° 96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l’artisanat», pour l’artisan,
- pour l’Eirl : le nom ou nom d’usage du dirigeant, le nom de fantaisie donné le cas échéant à l’entreprise, précédés ou suivis de la mention «entrepreneur individuel à responsabilité limitée» ou bien du sigle EIRL, l’objet de l’activité à laquelle le patrimoine est affecté,
- le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l’Union européenne,
- la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services,
- la dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus,
- le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l’article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA (par exemple «Franchise de TVA, art. 293B du CGI»),
- toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l’exclusion des opérations d’escomptes non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
- le taux de TVA légalement applicable ou le bénéfice d’une exonération,
- pour l’ensemble des opérations facturées (au pied de la facture), le montant de la TVA à payer (total HT et TVA, par taux de TVA) et les rabais et remises qui ne peuvent être rattachés à des opérations particulières,
- pour les opérations bénéficiant d’un régime particulier, la mention “autoliquidation” ou “autofacturation” selon le cas de figure,
- la date à laquelle le règlement doit intervenir,
- les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture,
- le taux des pénalités de retard,
- l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement,
Et, le cas échéant :
- la qualité de membre d’un centre de gestion agréé ou d’une association agréée (en portant la mention «Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé»),
- la qualité de locataire-gérant,
- la qualité de franchisé,
- l’éco-contribution,
- la mention de l’assurance professionnelle obligatoire souscrite au titre de l’activité (coordonnées de l’assureur, adresse et couverture géographique).
Il est conseillé d’intégrer également la clause de réserve de propriété et les conditions générales de vente. La clause de réserve de propriété permet, en cas de non-paiement de la facture par une entreprise placée en procédure collective, de récupérer les biens à condition qu’ils soient identifiables.
L’entreprise est redevable d’une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte sur une facture. L’amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.
Précision : la facture pro forma ne constitue pas une facture définitive, ce n’est qu’un document provisoire établi le plus souvent pour les convenances de l’acheteur. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes
Particularité de la facturation d’un professionnel à un particulier
Pour les ventes de marchandises, l’émission d’une facture n’est obligatoire que dans les cas suivants :
- à la demande du client,
- pour les ventes à distance,
- ou les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l’acheteur.
Il existe une réglementation très précise concernant les mentions obligatoires des factures émises dans le cadre des ventes à distance. Celles-ci doivent notamment indiquer l’existence d’un délai de rétractation et ses modalités d’application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente.
Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers :
Il est obligatoire d’établir une note :
- dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
- si le client le demande,
- ou pour certains travaux immobiliers.
Cette note doit être établie en double exemplaire, l’original étant donné au client qui doit le conserver pendant au moins 2 ans. Elle doit également contenir certaines mentions obligatoires :
- date de la rédaction de la note,
- nom et adresse de l’entreprise,
- nom du client, sauf opposition de sa part,
- date et lieu d’exécution de la prestation,
- décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
- somme totale à payer.
Toute infraction sur l’existence ou le contenu de la note est sanctionnée d’une contravention de 1500 à 3000 euros en cas de récidive.
Certaines activités sont soumises à des obligations particulières de facturation.
Il s’agit en particulier, des activités suivantes : hôtels, pensions de famille, maisons meublées, restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, entreprises de déménagement, auto-écoles, syndics de copropriété, experts-comptables, prestations topographiques, prestations sanitaires, travaux immobiliers pour les particuliers.
Date d’établissement de la facture
La facture doit en principe être remise dès la livraison, la prise en charge des marchandises ou la fin d’exécution de la prestation de services.
L’administration a néanmoins admis deux assouplissements :
- le différé de facturation : si vous ne pouvez établir la facture immédiatement parce qu’un élément n’est pas encore connu
- les factures récapitulatives : lorsque vous livrez fréquemment un client pour de faibles montants et qu’une facturation immédiate entraînerait des contraintes et des coûts manifestement disproportionnés au montant de chaque livraison. A ne pas confondre avec le relevé de facture qui récapitule pour une période donnée, une série de factures régulièrement établies.
Forme de la facture et délai de conservation
La facture doit être établie en double exemplaire minimum :
- l’original pour le client
- le double pour votre entreprise.
Elle doit être rédigée en français. Cela ne vous empêche pas d’ajouter une traduction en langue étrangère. Une facture peut toutefois être entièrement rédigée en langue étrangère si elle est échangée entre professionnels qui ne sont pas consommateurs finaux des biens vendus ou services fournis.
Les factures transmises par voie télématique sont admises par l’administration fiscale, mais seulement si l’entreprise a recours à un système de transmission agréé selon une procédure relativement lourde par la direction des impôts qui pourra venir le contrôler à tout moment.
Le délai de conservation des factures varie de 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de son support. Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu’elles peuvent servir de preuve devant la justice pendant ce délai.
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