Le stage en entreprise est encadré. Tour d’horizon avec Cogedis des règles en matière d’accueil des stagiaires.
Depuis juillet 2014, le recours à des stagiaires s’inscrit dans un cadre juridique renforcé. Le stage en milieu professionnel s’intègre obligatoirement dans un cursus pédagogique scolaire ou universitaire. L’objectif du stage est de permettre au stagiaire de découvrir le monde professionnel et d’acquérir des compétences liées à sa formation. En aucun cas, l’entreprise ne peut faire appel à un stagiaire pour remplacer un salarié absent ou réaliser des missions régulières correspondant à un poste de travail permanent.
Le nombre de stagiaires est limité
La loi limite le nombre de stages simultanés dans l’entreprise. Pour les stages étudiants, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile dans l’organisme d’accueil ne peut excéder :
- 3 stagiaires pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20,
- 15 % de l’effectif pour les autres.
Sauf dérogation, la durée du stage est limitée à 6 mois par année d’enseignement. Enfin, l’employeur est tenu d’inscrire dans le registre unique du personnel, les noms et prénoms de tous les stagiaires accueillis, ainsi que les dates de début et de fin de stage, le nom du tuteur et le lieu de présence du stagiaire. Au terme de la période d’accueil, le stagiaire se voit remettre une attestation, qui précise la durée du stage et le montant de la gratification versée.
Avantages renforcés
Le statut du stagiaire lui permet désormais de bénéficier de certains avantages et acquis des salariés. C’est le cas lors de grossesse, paternité ou adoption. Les stagiaires bénéficient également des mêmes règles que les salariés concernant la durée du travail, la présence de nuit, les temps de repos et les jours fériés. Enfin, ils ont accès, le cas échéant, aux restaurants d’entreprise ou aux titres-restaurant. L’employeur est également tenu de rembourser une partie des frais liés aux trajets domicile-travail, dans les mêmes conditions que pour les salariés. La convention de stage doit également prévoir la possibilité de congés et d’autorisation d’absence du stagiaire et la rémunération ou non de ces périodes de congé. En cas de maladie, de grossesse ou d’accident pendant le stage, le stagiaire n’est pas tenu, pour valider son stage, de rattraper les heures non réalisées. Il peut toutefois convenir d’un accord avec l’employeur pour les reporter au terme de la période prévue initialement.
Gratification à partir de 309 heures
Tous les stages, dont la durée est supérieure à 2 mois consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire ou universitaire, doivent faire l’objet d’une gratification. Un mois de stage correspond à une durée effective de 22 jours (consécutifs ou non), à raison de 7 heures de présence journalière. La gratification est obligatoire dès lors que la durée du stage est supérieure à 44 jours ou 308 heures. Si la durée du stage est inférieure, le versement de la rémunération est facultatif. Concernant le montant de la gratification, il est fixé par un accord collectif, convention de branche ou accord professionnel étendu. A défaut de dispositions conventionnelles, le montant minimum est de 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (PHSS). Le PHSS pour 2018 est fixé à 25 €. Ainsi, le montant de la gratification de stage 2018 est au minimum de 3,75 € de l’heure (25 x 15 %).
La gratification d’un stagiaire est exonérée de cotisations sociales, dans la limite du montant horaire minimum légal, soit 3,75 € en 2018. Passé ce seuil, les cotisations et contributions salariales et patronales sont dues sur la fraction excédentaire, à l’exception des cotisations d’assurance chômage, de la contribution patronale au dialogue social et des cotisations de retraite complémentaire. La gratification du stagiaire est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC annuel.
