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Logiciels de caisse : Quelles obligations ?

09 DÉCEMBRE 2021

Les logiciels de caisse sont soumis à une réglementation stricte. A qui s’adresse-t-elle ? Quelles sont les obligations ? Nous vous expliquons tout.

Logiciels de caisse : Quelles obligations ?

QU’EST CE QU’UN LOGICIEL OU SYSTÈME DE CAISSE ?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services.
Tous les systèmes permettant l’enregistrement des règlements clients sont visés par cette réglementation, quel que soit le mode de règlement.
Pour les appareils de mesures (balances…), s’ils sont connectés au système de caisse, ils doivent également être certifiés.

QUELLE RÉGLEMENTATION ?
Le système doit respecter les conditions suivantes :
- l’inaltérabilité des données,
- la sécurisation des données,
- la conservation des données,
- l’archivage des données,
- l’obtention d’un certificat de conformité de l’outil (certification NF525) soit délivré par un organisme tiers accrédité NF525, soit délivré par l’éditeur lui-même.
Le certificat de conformité doit être délivré annuellement, il incombe au professionnel d’en faire la demande à son fournisseur.

QUELLES SONT LES ENTREPRISES CONCERNÉES ?
Depuis 2018, les entreprises assujetties à la TVA, utilisant un logiciel, une caisse enregistreuse ou un système de caisse doivent obligatoirement disposer d’un système sécurisé et certifié.
L’ensemble des professionnels de tous les secteurs d’activité sont concernés, à l’exception des cas suivants :
- Les professionnels réalisant uniquement des opérations avec d’autres professionnels ;
- Les professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
- Les professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- Les professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
- Les entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
- Les entreprises ne disposant pas de logiciel ou système de caisse ne sont pas dans l’obligation de s’équiper. 
Le fait de tenir un livre de caisse manuel nécessite cependant d’être rigoureux, de bien indiquer le détail des ventes, le mode de règlement et les sorties de caisse.

QUELLES SONT LES SANCTIONS ?
Un logiciel de caisse certifié permet de suivre toutes les opérations de caisse et permet d’éviter les paiements en espèces non déclarés ou les diminutions du chiffre d’affaires. 
L’objectif de l’Etat est de limiter la fraude à la TVA et le blanchiment d’argent. 
Tout assujetti qui n’aura pas la capacité de prouver la sécurité de son système d’encaissement sera passible d’une amende de 7 500 euros par unité de saisie (caisse enregistreuse, tablette…). 
La régularisation de la caisse enregistreuse ou du logiciel devra être réalisée dans un délai de 60 jours. Passé ce délai, une nouvelle amende pourra être exigible. 

 

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