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Les démarches obligatoires à l'embauche

13 JANVIER 2020 - L'Installateur

Lorsque l’employeur embauche un salarié, il doit réaliser certaines formalités. Des dispositions particulières sont à respecter dans certaines situations...

Article paru dans L'Installateur 762

L’employeur qui recrute un salarié doit eff ectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle doit être adressée à l’URSSAF dans les huit jours précédant l’embauche ou au plus tard le jour de l’embauche avant que le salarié ne prenne son poste. Une copie du document ou de l’accusé de réception est à remettre au salarié. La réalisation de la DPAE est obligatoire quelle que soit la nature ou la durée du contrat. Le non-respect de cette mesure est notamment passible d’une pénalité d’un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 086 € en 2019. L’employeur est également tenu d’inscrire le salarié sur le registre unique du personnel. Tout employeur doit tenir ce registre, dans lequel doivent fi gurer, dans l’ordre d’embauchage, tous les salariés occupés par l’entreprise. Chaque salarié embauché doit être affi lié à la caisse de retraite complémentaire et auprès des organismes de prévoyance et de mutuelle auxquels l’entreprise adhère.

BTP : la carte d'identification professionnelle est obligatoire
Depuis le 22 mars 2017, l’employeur doit commander une carte d’identifi cation professionnelle (« carte BTP »), pour tout salarié eff ectuant des travaux de bâtiment ou des travaux publics. La commande est à réaliser sur le site https://www.cartebtp.fr/. Le salarié doit présenter cette carte le cas échéant aux agents de contrôle. Cette formalité doit être eff ectuée lors de chaque embauche d’un salarié concerné. A défaut, l’employeur s’expose à une amende administrative. Son montant maximal est 4 000 € par salarié et 8 000 € en cas de récidive. 

Des particularités pour les travailleurs étrangers
Des démarches peuvent s’imposer selon la nationalité du futur salarié. S’il est ressortissant communautaire ou assimilé, il est dispensé d’autorisation de travail : il bénéfi cie du principe de libre circulation et seule une pièce d’identité en cours de validité est requise. Un travailleur non ressortissant de ces pays et séjournant régulièrement en France doit être pourvu d’un titre de séjour qui l’autorise à travailler sur le territoire. L’employeur annexe une copie de ce titre au registre unique du personnel. Au moins 2 jours ouvrables avant la date d’embauche, il vérifi e la validité du document auprès de la préfecture ou sous-préfecture du lieu d’embauche. Le préfet notifi e sa réponse sous 2 jours ouvrables dès réception de la demande. Passé ce délai et sans réponse du préfet la vérifi cation est réputée accomplie.

Contrat de travail
Le contrat de travail est la base de la relation entre l’employeur et le salarié. Il est important de se poser les bonnes questions avant de choisir sa nature. Une fois le contrat déterminé, certaines mentions devront être inscrites en fonction du type. Même si l’écrit n’est pas obligatoire pour un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) à temps complet, il est indispensable pour éviter les non-dits, sources de confl its ultérieurs. L’employeur est ensuite libre d’ajouter diverses clauses au contrat de travail : loyauté, discrétion, mobilité, non-concurrence, dédit-formation, exclusivité... Les possibilités sont nombreuses mais doivent être proportionnées aux fonctions du salarié. 

Visite d'information et de prévention
L’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention (VIP). Elle peut être réalisée par le médecin du travail, le collaborateur médecin, l’interne en médecine du travail ou l’infi rmier. Elle doit être réalisée au plus tard trois mois à compter de la prise eff ective du poste de travail. Toutefois, pour les travailleurs affectés à un poste de nuit ou âgés de moins de 18 ans, elle doit avoir lieu préalablement à l’affectation sur le poste. La VIP a pour objet d’interroger le travailleur sur son état de santé, de l’informer sur les risques éventuels auxquels l’expose son poste de travail. A cette occasion, une attestation de suivi est délivrée au travailleur et à l’employeur. A l’issue de cette visite, le professionnel de santé peut, s’il l’estime nécessaire, orienter sans délai le travailleur vers le médecin du travail pour une seconde visite ayant pour but notamment de proposer si besoin des adaptations du poste.

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