Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale (article L.47 A-I du livre des procédures fiscales).
Qui est concerné ?
Sont concernées toutes les entreprises soumises à une obligation de présentation de documents comptables, qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée et qui font l’objet d’une vérification de comptabilité :
- entreprises relevant de l’impôt sur les sociétés ;
- entreprises relevant de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA.
L’administration admet cependant une dispense ou des tolérances au profit des micro-entrepreneurs et des SCI soumises aux revenus fonciers et dont les associés sont uniquement des personnes physiques.
A quoi sert-il ?
Le FEC regroupe l’ensemble des écritures saisies et permet à l’administration fiscale de s’assurer de l’exhaustivité des opérations. Les écritures doivent donc être validées au plus tard lors de la clôture de l’exercice et de l’envoi de la liasse fiscale. Ainsi les écritures deviennent irréversibles et ne peuvent donner lieu à aucune modification. L’administration peut donc contrôler à distance les données transmises, ce qui lui fait gagner un temps considérable. Elle a à disposition toutes les données nécessaires, facilement exploitables, pour opérer ses contrôles. La digitalisation des contrôles fiscaux est en marche.
Comment se prémunir ?
Les règles de conformité peuvent différer un peu en fonction du régime fiscal. Dans les grandes lignes, les écritures saisies doivent être chronologiques, avec une pièce justificative, un numéro d’écriture, une date, un libellé explicite et un mode de règlement. Pour vous rassurer, l’administration met à votre disposition un outil gratuit pour tester la conformité de votre FEC (Test Compta Demat). Attention, cet outil teste la forme du FEC pas le fond !
La non-remise du FEC ou sa non-conformité expose l’entreprise à des amendes et un rejet de comptabilité. Cette obligation n’est donc pas à prendre à la légère
Notre conseil
En cas de contrôle, le fichier des écritures comptables doit obligatoirement être présenté à l’administration fiscale. Il convient de s’assurer que le logiciel utilisé par l’entreprise est en mesure de générer ce fichier ou que l’expert-comptable de l’entreprise le génère bien de son côté.
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