Une entreprise, ayant une activité en France, doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale et ils seront à fournir et nécessaires en cas de contrôle de l’administration. Ainsi, selon la nature et/ou l’objet des documents, les délais de conservation différent.
Les documents comptables
L’ensemble des documents comptables (grand-livre, inventaire, bons de commande, de livraison, factures clients et fournisseurs…) est à conserver pour une durée de 10 ans à partir de la date de clôture à laquelle ils se rapportent.
Ce délai est ramené à 6 ans pour les envois par support informatique.
Les documents fiscaux
Les documents ou pièces nécessaires (documents comptables cf. ci-dessus), lors d’une demande de renseignement ou d’un contrôle de l’administration fiscale, doivent être conservés pendant un délai de 6 ans, quelle que soit la typologie de l’entreprise ou de l’impôt concerné (impôt sur les sociétés, taxe foncière, CVAE…).
Ce délai commence à partir de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis et/ou à l’exercice auquel ils se rapportent.
Les documents sociaux pour les sociétés commerciales
Pour les sociétés commerciales, des délais spécifiques sont à respecter variant de 3 ans pour les feuilles de présence aux AG, les rapports du gérant ou du commissaire aux comptes à 10 ans pour les documents relatifs aux comptes annuels et de 5 ans pour tous les documents relatifs aux actes juridiques de la société.
Les documents relatifs à la gestion du personnel
La plupart des documents relatifs à la gestion du personnel sont à conserver pour une durée minimale de 5 ans, notamment les contrats, les bulletins et les notifications d’accident du travail, mais certains pour des durées plus courtes de 1 à 3 ans selon leur nature (comptabilisation des horaires (1 an), documents aux charges sociales (3 ans)).
Les documents civils
Tous les documents relatifs aux actes immobiliers sont à garder au moins 30 ans, voire à vie, 10 ans pour les contrats validés par voie électronique et les autres documents civils ou commerciaux (dossier d’un avocat, documents bancaires…) sont dans la plupart des cas à conserver 5 ans.
Sur le site officiel, il est possible d’avoir accès à un simulateur de durée de conservation des documents : (cliquer ici)
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